(Kiel) Im Online-Ban­king-Ver­fah­ren erhal­ten Kun­den von ihrer Bank häu­fig nur noch Kon­to­aus­zü­ge in elek­tro­ni­scher Form. Das BayLfSt weist dar­auf hin, dass der blo­ße Aus­druck die­ser Doku­men­te bei Kun­den mit Gewinn­ein­künf­ten nicht den steu­er­li­chen Anfor­de­run­gen genügt. Viel­mehr muss auch das ori­gi­när digi­ta­le Doku­ment auf­be­wahrt wer­den.

 

Dar­auf ver­weist der Ham­bur­ger Steu­er­be­ra­ter Frank Zin­gel­mann von der DASV Deut­sche Anwalts- und Steu­er­be­ra­ter­ver­ei­ni­gung für die mit­tel­stän­di­sche Wirt­schaft e. V. mit Sitz in Kiel unter Hin­weis auf die Ver­fü­gung des Baye­ri­sches Lan­des­amt für Steu­ern, vom 19.5.2014, S 0317.1.1–3/3 St42.

 

Das Baye­ri­sche Lan­des­amt für Steu­ern (BayLfSt) hat mit Ver­fü­gung vom 19.5.2014 erklärt, wie die­se elek­tro­ni­schen Kon­to­aus­zugs­da­ten auf­zu­be­wah­ren sind. Fol­gen­de Aspek­te der Wei­sung sind her­vor­zu­he­ben:

 

— Elek­tro­nisch über­mit­tel­te Kon­to­aus­zü­ge sind auf­be­wah­rungs­pflich­tig, da sie ori­gi­när digi­ta­le Doku­men­te sind. Es genügt aller­dings nicht, wenn der Steu­er­pflich­ti­ge (mit Gewinn­ein­künf­ten) die elek­tro­ni­schen Kon­to­aus­zü­ge ledig­lich aus­druckt und anschlie­ßend die digi­ta­le Aus­gangs­da­tei löscht (Ver­stoß gegen die Auf­be­wah­rungs­pflich­ten der §§ 146, 147 AO).

 

— Der Aus­druck eines elek­tro­ni­schen Kon­to­aus­zugs ist beweis­recht­lich nicht den ori­gi­nä­ren Papier­kon­to­aus­zü­gen gleich­ge­stellt, son­dern stellt ledig­lich eine Kopie des elek­tro­ni­schen Kon­to­aus­zugs dar.

 

— Bücher und sonst erfor­der­li­che Auf­zeich­nun­gen dür­fen auch auf Daten­trä­gern geführt wer­den (§ 239 Abs. 4 HGB, § 146 Abs. 5 AO). Die Form der Buch­füh­rung, das ange­wand­te Ver­fah­ren und die maschi­nel­le Wei­ter­ver­ar­bei­tung von Kon­to­aus­zugs­da­ten müs­sen aber den Grund­sät­zen ord­nungs­mä­ßi­ger Buch­füh­rung (GoB) und ord­nungs­mä­ßi­ger daten­ver­ar­bei­tungs­ge­stütz­ter Buch­füh­rungs­sys­te­me (GoBS) ent­spre­chen.

 

— Sofern Bücher und Auf­zeich­nun­gen auf Daten­trä­gern geführt wer­den, muss der Steu­er­pflich­ti­ge sicher­stel­len, dass die Daten wäh­rend der Auf­be­wah­rungs­frist jeder­zeit ver­füg­bar sind und unver­züg­lich les­bar gemacht wer­den kön­nen.

 

— Die Sys­tem- und Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on muss erken­nen las­sen, auf wel­che Wei­se elek­tro­ni­sche Kon­to­aus­zü­ge auf­be­wahrt, archi­viert und wei­ter­ver­ar­bei­tet wer­den.


— Das Daten­ver­ar­bei­tungs­ver­fah­ren muss sicher­stel­len, dass alle erfass­ten Daten­be­stän­de nicht nach­träg­lich unter­drückt oder ohne Kennt­lich­ma­chung über­schrie­ben, gelöscht, geän­dert oder ver­fälscht wer­den kön­nen. Bei ori­gi­när digi­ta­len Doku­men­ten muss sicher­ge­stellt sein, dass eine Bear­bei­tung wäh­rend des Über­tra­gungs­vor­gangs aus­ge­schlos­sen ist.

 

— Sofern Kon­to­um­satz­da­ten in aus­wert­ba­ren For­ma­ten (z.B. als XLS- oder CSV-Datei) an den Kun­den über­mit­telt wer­den, muss sicher­ge­stellt sein, dass die emp­fan­gen­den Daten durch­gän­gig unver­än­der­bar sind. Eine Auf­be­wah­rung von XLS- oder CSV-Datei­en ist daher nicht aus­rei­chend, wenn die Kon­to­in­for­ma­tio­nen in digi­ta­ler Form über­mit­telt wer­den, sie aber änder­bar oder unter­drück­bar sind.

 

— Alter­na­tiv zu den dar­ge­stell­ten Anfor­de­run­gen kann der Steu­er­pflich­ti­ge sei­ne Kon­to­aus­zü­ge auch beim Kre­dit­in­sti­tut vor­hal­ten las­sen (mit jeder­zei­ti­ger Zugriffs­mög­lich­keit wäh­rend der Auf­be­wah­rungs­frist des § 147 Abs. 3 AO).


Zin­gel­mann emp­fahl, dies zu beach­ten und ggfs. steu­er­li­chen Rat in Anspruch zu neh­men, wobei er dabei u. a. auch auf die DASV Deut­sche Anwalts- und Steu­er­be­ra­ter­ver­ei­ni­gung für die mit­tel­stän­di­sche Wirt­schaft e. V. – www.mittelstands-anwaelte.de – ver­wies.


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Frank Zin­gel­mann
Zin­gel­mann Steu­er­be­ra­tungs­ges. mbH
Steu­er­be­ra­ter, außer­dem tätig als Fach­be­ra­ter für Rating (DStV e. V.)
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