(Kiel) Im Online-Bank­ing-Ver­fahren erhal­ten Kun­den von ihrer Bank häu­fig nur noch Kon­toauszüge in elek­tro­n­is­ch­er Form. Das BayLf­St weist darauf hin, dass der bloße Aus­druck dieser Doku­mente bei Kun­den mit Gewin­neinkün­ften nicht den steuer­lichen Anforderun­gen genügt. Vielmehr muss auch das orig­inär dig­i­tale Doku­ment auf­be­wahrt wer­den.

 

Darauf ver­weist der Ham­burg­er Steuer­ber­ater Frank Zin­gel­mann von der DASV Deutsche Anwalts- und Steuer­ber­ater­vere­ini­gung für die mit­tel­ständis­che Wirtschaft e. V. mit Sitz in Kiel unter Hin­weis auf die Ver­fü­gung des Bay­erisches Lan­desamt für Steuern, vom 19.5.2014, S 0317.1.1–3/3 St42.

 

Das Bay­erische Lan­desamt für Steuern (BayLf­St) hat mit Ver­fü­gung vom 19.5.2014 erk­lärt, wie diese elek­tro­n­is­chen Kon­toauszugs­dat­en aufzube­wahren sind. Fol­gende Aspek­te der Weisung sind her­vorzuheben:

 

— Elek­tro­n­isch über­mit­telte Kon­toauszüge sind auf­be­wahrungspflichtig, da sie orig­inär dig­i­tale Doku­mente sind. Es genügt allerd­ings nicht, wenn der Steuerpflichtige (mit Gewin­neinkün­ften) die elek­tro­n­is­chen Kon­toauszüge lediglich aus­druckt und anschließend die dig­i­tale Aus­gangs­datei löscht (Ver­stoß gegen die Auf­be­wahrungspflicht­en der §§ 146, 147 AO).

 

— Der Aus­druck eines elek­tro­n­is­chen Kon­toauszugs ist beweis­rechtlich nicht den orig­inären Papierkon­toauszü­gen gle­ichgestellt, son­dern stellt lediglich eine Kopie des elek­tro­n­is­chen Kon­toauszugs dar.

 

— Büch­er und son­st erforder­liche Aufze­ich­nun­gen dür­fen auch auf Daten­trägern geführt wer­den (§ 239 Abs. 4 HGB, § 146 Abs. 5 AO). Die Form der Buch­führung, das ange­wandte Ver­fahren und die maschinelle Weit­er­ver­ar­beitung von Kon­toauszugs­dat­en müssen aber den Grund­sätzen ord­nungsmäßiger Buch­führung (GoB) und ord­nungsmäßiger daten­ver­ar­beitungs­gestützter Buch­führungssys­teme (GoBS) entsprechen.

 

— Sofern Büch­er und Aufze­ich­nun­gen auf Daten­trägern geführt wer­den, muss der Steuerpflichtige sich­er­stellen, dass die Dat­en während der Auf­be­wahrungs­frist jed­erzeit ver­füg­bar sind und unverzüglich les­bar gemacht wer­den kön­nen.

 

— Die Sys­tem- und Ver­fahrens­doku­men­ta­tion muss erken­nen lassen, auf welche Weise elek­tro­n­is­che Kon­toauszüge auf­be­wahrt, archiviert und weit­er­ver­ar­beit­et wer­den.


— Das Daten­ver­ar­beitungsver­fahren muss sich­er­stellen, dass alle erfassten Datenbestände nicht nachträglich unter­drückt oder ohne Ken­ntlich­machung über­schrieben, gelöscht, geän­dert oder ver­fälscht wer­den kön­nen. Bei orig­inär dig­i­tal­en Doku­menten muss sichergestellt sein, dass eine Bear­beitung während des Über­tra­gungsvor­gangs aus­geschlossen ist.

 

— Sofern Kon­toum­satz­dat­en in auswert­baren For­mat­en (z.B. als XLS- oder CSV-Datei) an den Kun­den über­mit­telt wer­den, muss sichergestellt sein, dass die emp­fan­gen­den Dat­en durchgängig unverän­der­bar sind. Eine Auf­be­wahrung von XLS- oder CSV-Dateien ist daher nicht aus­re­ichend, wenn die Kon­toin­for­ma­tio­nen in dig­i­taler Form über­mit­telt wer­den, sie aber änder­bar oder unter­drück­bar sind.

 

— Alter­na­tiv zu den dargestell­ten Anforderun­gen kann der Steuerpflichtige seine Kon­toauszüge auch beim Kred­itin­sti­tut vorhal­ten lassen (mit jed­erzeit­iger Zugriff­s­möglichkeit während der Auf­be­wahrungs­frist des § 147 Abs. 3 AO).


Zin­gel­mann emp­fahl, dies zu beacht­en und ggfs. steuer­lichen Rat in Anspruch zu nehmen, wobei er dabei u. a. auch auf die DASV Deutsche Anwalts- und Steuer­ber­ater­vere­ini­gung für die mit­tel­ständis­che Wirtschaft e. V. – www.mittelstands-anwaelte.de – ver­wies.


Für Rück­fra­gen ste­ht Ihnen zur Ver­fü­gung:

 

Frank Zin­gel­mann
Zin­gel­mann Steuer­ber­atungs­ges. mbH
Steuer­ber­ater, außer­dem tätig als Fach­ber­ater für Rat­ing (DStV e. V.)
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